Depuis quelques années, le concept des environnements favorables à la santé a fait beaucoup de chemin et accentué les collaborations entre les acteurs municipaux et de santé publique. Dans le but de rendre ces interactions de plus en plus fructueuses, le Centre de collaboration nationale sur les politiques publiques et la santé (CCNPPS) a récemment publié un document intitulé « Approcher les municipalités pour partager des connaissances : les conseils de fonctionnaires municipaux aux acteurs de la santé publique ». Résumé d’une mine d’informations et de conseils.
L’analyse du CCNPPS repose sur des entrevues de fond menées en 2016 auprès de cinq fonctionnaires municipaux. Il s’agit donc d’un portrait détaillé de leurs préoccupations et attentes, mais aussi de leurs expériences en matière de collaboration avec les acteurs de santé publique. Les cinq professionnels interrogés travaillaient en urbanisme (2), en développement social (1) et dans le domaine des parcs et loisirs (1), dans des villes canadiennes de différentes tailles, situées dans différents milieux et différentes provinces*.
Ce document d’une quarantaine de pages est fort bien fait : il dégage des conditions gagnantes et des recommandations pour collaborer de façon stratégique et constructive avec les fonctionnaires municipaux. En voici un condensé :
1- Repérer le bon interlocuteur et établir le premier contact
Plus la municipalité avec laquelle vous souhaitez collaborer est grande, plus repérer le bon interlocuteur peut se révéler difficile, d’autant plus que certains dossiers impliquent plusieurs services municipaux. Quelques stratégies peuvent vous faciliter les choses.
- Consulter le site internet de la municipalité est un point de départ obligé, car il présente les différents services et leurs responsabilités et contient des informations importantes comme les ordres du jour et les procès-verbaux des séances du conseil municipal et des comités.
- Saisir les occasions d’établir des contacts informels, directs ou indirects augmente vos chances de trouver le bon contact. Participer à des événements où la municipalité est représentée, ou inviter des fonctionnaires à une activité de partage de connaissances, est une bonne occasion de repérer la personne clé du dossier que vous voulez faire avancer.
- Faire preuve de patience est essentiel, en particulier quand vous approchez des fonctionnaires municipaux ayant un rôle plus opérationnel. N’hésitez pas à les relancer poliment, mais idéalement, contactez-les à certains moments de l’année moins chargés pour eux, comme l’hiver pour les fonctionnaires des services des parcs ou le mois de décembre pour les urbanistes qui examinent les demandes de permis.
2- Se renseigner sur les projets de la municipalité dans votre domaine de travail
Les fonctionnaires municipaux vous prêteront une bonne oreille si vous avez fait l’effort de vous renseigner avant de les contacter. Les programmes et projets en cours, ainsi que la répartition du budget, qui figurent dans le site internet, sont des informations essentielles pour bien vous préparer.
Participer à des événements d’information ou de consultation organisés par la municipalité est également une bonne façon d’établir un premier contact positif.
3- Transmettre un contenu pertinent et accessible
Les fonctionnaires municipaux sont généralement des gens d’action. Ils souhaitent que vous leur fournissiez des indications précises, des exemples d’interventions mises en œuvre dans d’autres villes, ainsi que des données locales ou provenant de milieux comparables aux leurs.
Ils s’attendent également à ce que votre expertise complète la leur et sont donc ouverts à en savoir plus sur de nouvelles façons d’aborder un problème et sur les données probantes. Bref, ils ont besoin de bons arguments pour convaincre les élus municipaux, les autres fonctionnaires, la population et, le cas échéant, les organismes et les entreprises concernés.
Comme vos interlocuteurs doivent bien comprendre les connaissances que vous apportez afin de pouvoir les utiliser dans leur travail ou même les expliquer à d’autres, évitez le jargon, adaptez-vous à leur niveau de connaissance préalable et faites des liens pertinents entre les connaissances que vous apportez et les champs d’action de la municipalité.
4- Maintenir des échanges fructueux
Les partenariats entre organisations et la collaboration intersectorielle reposent sur des principes bien connus auxquels les fonctionnaires interviewés accordent une grande importance.
Le respect, la confiance et la patience. Renseignez-vous sur le contexte dans lequel travaillent les fonctionnaires municipaux et sur l’historique de l’enjeu abordé, particulièrement s’il cristallise des tensions entre la municipalité et votre organisation. Soyez ouverts à un apprentissage mutuel, à faire face à des divergences, et, le cas échéant, à revoir vos positions. Cette attitude permet d’établir un lien de confiance crucial, ce qui peut demander du temps et de la persévérance.
« Il faut faire des compromis de part et d’autre […] si on veut aller plus loin. Mais il faut avoir des petits succès […] qui permettent l’établissement d’un lien de confiance. » Un des répondants cités dans l’analyse du CCNPPS.
Autre point important : pour favoriser l’aspect humain dans les échanges, il est préférable de limiter le nombre de personnes-ressources qui interagissent avec un fonctionnaire municipal ou avec son équipe.
5- Adapter ses attentes et s’y prendre tôt
Établir des relations et, surtout, obtenir des résultats en matière de politiques municipales prend du temps. Les collaborations les plus fructueuses mentionnées par deux des répondants avaient mis cinq, huit, dix ans pour s’établir. Il faut donc prévoir du temps pour toutes les étapes mentionnées plus haut, mais aussi pour convaincre la hiérarchie municipale.
Dans certains cas, le contexte n’est en effet pas favorable et il faut même attendre l’entrée en fonction d’une nouvelle équipe politique. Inversement, un changement d’acteurs peut entraîner le départ de vos alliés, ce qui implique de recommencer le travail avec les nouveaux venus.
En étant conscient de cette réalité vous pourriez profiter rapidement d’un contexte politique favorable ou, au contraire, préparer le terrain, si possible avec des fonctionnaires municipaux. Sachez toutefois que, même si ces derniers restent habituellement plus longtemps en poste que les élus, ils risquent de se retirer d’un projet lorsqu’ils changent de poste. Dans un tel cas, demandez à votre interlocuteur de vous mettre en contact avec son successeur. Et si c’est vous qui changez de poste, prenez soin d’en aviser vos collaborateurs municipaux.
6- Officialiser la collaboration avec la municipalité
Parfois, partager des connaissances dans le cadre d’interactions interpersonnelles n’est pas suffisant pour influencer véritablement les politiques municipales. Il faut alors envisager d’officialiser la collaboration pour l’enclencher de façon concrète, ce qui requiert probablement l’accord, ou même l’implication de la hiérarchie dans votre propre organisation.
Selon certains des fonctionnaires interviewés, officialiser la collaboration avec la municipalité est une façon d’amener les organisations de santé publique à apporter une contribution sous la forme de ressources. Demandez-vous si les attentes de vos partenaires municipaux sont réalistes par rapport à ce que votre organisation peut apporter.
Un outil de travail pertinent
L’analyse présentée par CCNPPS porte sur un petit nombre d’entrevues, mais reflète le point de vue de fonctionnaires travaillant dans des contextes très divers. En partant de cette base, et grâce aux encadrés qui résument les conseils à retenir et les questions à se poser, vous pourrez adapter vos échanges et interventions au contexte existant dans la municipalité que vous souhaitez approcher.
Source : Morestin, F. (2019). Approcher les municipalités pour partager des connaissances : les conseils de fonctionnaires municipaux aux acteurs de la santé publique. Série Partage de connaissances et politiques publiques. Montréal, Canada : Centre de collaboration nationale sur les politiques publiques et la santé.
* Ces fonctionnaires travaillaient dans des municipalités de tailles diverses, aussi bien en nombre d’habitants (de moins de 20 000 à plus d’un million) qu’en nombre d’employés municipaux (de quelques dizaines à plusieurs dizaines de milliers). Ils avaient occupé des postes dans huit municipalités canadiennes situées à Terre-Neuve et Labrador, au Québec, en Ontario, au Manitoba et en Colombie-Britannique.